1 december 2016

Cultuurrapport laat geen spaan heel van gemeentelijke organisatie Katwijk



KiesKatwijk krijgt helaas gelijk

Met als aanleiding de komst van een nieuwe burgemeester heeft KiesKatwijk tijdens de Algemene Beschouwingen een blik achterom geworpen op het Wienen-tijdperk. In die periode zijn er vele goede zaken tot stand gebracht, maar helaas moesten we ook constateren dat er minimaal 25 miljoen euro over de balk gesmeten is. De achtergrond daarvan hebben we het “big is beautiful syndroom” genoemd. Dat is een aandoening die veel voorkomt bij carrière-politici die last hebben van overmatige ambitie. Men wil het verschil maken en men wil Katwijk (lees: zichzelf) omhoog stoten in de vaart der volkeren.

Grappig genoeg is datzelfde verschijnsel ook waargenomen door de cultureel antropologen die recent een cultuurrapport over de gemeentelijke organisatie van Katwijk hebben gemaakt. Zij constateren (naast heel veel andere zaken) dat de organisatie c.q. de smaakmakers heen en weer pendelen tussen enerzijds de door ons waargenomen dikdoenerij en anderszins de meer calvinistische “doe maar gewoon, dan doe je gek genoeg” houding. De organisatie is “besmet” door die tendensen doordat het voorbeeldgedrag van de leiding is gekopieerd.

Een pagina uit het Cultuurrapport

Drie probleemclusters

In een brief aan de gemeenteraad noemt het college van B&W drie probleemclusters die er in het rapport uitspringen:

  1. Er is een onduidelijke visie over de hoofddoelstellingen van de gemeente. Een onheldere visie is erger dan helemaal geen visie. Gaat het om dienstverlening, en wat is dat dan, en voor wie ?  En wil/moet Katwijk daarin (waarin ?) de beste van Nederland worden ?  Of toch niet ?

  2. Peoplemanagement schijnt een onbekend fenomeen te zijn. Als de situatie onhoudbaar wordt dan worden er koppen gesneld. Dat wordt echter vervolgens verkocht als een promotie. Disfunctionerende mensen krijgen een klusje in het rommelhok van de organisatie waar ze geen kwaad kunnen en leuk mogen fröbelen.

  3. Zoals al uit het medewerkerstevredenheidsonderzoek (MTO) bleek levert dat geen veilige omgeving op voor medewerkers en grijpt iedereen terug op zijn eigen overlevingsmechanismen. Cultuur is immers een antwoord om te “overleven” in een specifieke omgeving. Die antwoorden zijn divers en dat leidt tot wat men “fragmentatie” noemt. Er is dus onvoldoende cohesie en gelijkgerichtheid in de organisatie. Dat is voor elke organisatie die succesvol wil zijn een enorm handicap.

Wie neemt verantwoordelijkheid voor het falen ?

Het cultuurrapport laat geen spaan heel van de gemeentelijke organisatie. En daarmee laten de onderzoekers ook weinig heel van het verantwoordelijke bestuur en het verantwoordelijke ambtelijk management. Ik ga dat hier verder (nog) niet uit de doeken doen. De lezer kan het rapport op de volgende link vinden en zijn eigen oordeel vellen: LINK

Faalkosten

We moeten dus helaas constateren dat in het W-tijdperk niet alleen heel veel geld ondoelmatig besteed is. We zitten daarnaast als erfenis met een organisatie die aan alle kanten rammelt. Een combinatie van grove onkunde en enorme desinteresse moet hiervan de oorzaak zijn. We moeten op grond van het rapport helaas concluderen dat de organisatie ziek is. Waar weinig over gezegd wordt is dat dit disfunctioneren niet alleen leidt tot een suboptimale output maar ook tot enorme (faal)kosten. Dat betreft niet alleen euro’s maar het kan niet anders dan dat ook medewerkers ernstig te lijden hebben van deze situatie. Dat is onaanvaardbaar. 


De mantel der liefde

Het is duidelijk dat er heel veel medewerkers in de organisatie zitten die prima werk afleveren. Ook zij zijn de dupe van het disfunctioneren van bestuur en management op dit dossier. Het kan niet anders dan dat veel kwalitatief uitstekende mensen de gemeente inmiddels ontvlucht zijn omdat de werkomstandigheden niet optimaal waren. Kortom aan individuele mensen en aan de Katwijkse gemeenschap is enorm veel materiële en immateriële schade gedaan. Dat is precies de reden dat KiesKatwijk hier geen blad voor de mond neemt. Zaken bagatelliseren, goedpraten en niet benoemen is deel van het ziekteproces zoals dat in het cultuurrapport wordt benoemd. Daar zijn wij niet van.

Ziende blind, en horende doof

KiesKatwijk heeft vanaf dag 1 in deze collegeperiode gestreden voor het serieus nemen van de organisatieproblemen. Dit leverde slechts vijandschap in de top van de ambtelijke organisatie, wegwuifgedrag en het onthouden van informatie vanuit het college, en desinteresse en ontkenning vanuit de gemeenteraad op. Een belangrijk symptoom van de onkunde en het gebrek aan oordeelsvermogen in het bestuur en in de organisatie is de jarenlange steun voor het “Lean-project”. Het cultuurrapport laat er weinig van heel. Hoe kan het dat blijkbaar alleen KiesKatwijk deze problemen gezien heeft ?

Onderstaande motie van KiesKatwijk werd recent nog door werkelijk iedereen op het gemeentehuis weggeblazen.

Ook de politiek heeft boter op het hoofd


Bestuurlijke crisis onnodig

KiesKatwijk heeft na lezing van het cultuurrapport eerst maar eens een aantal vragen aan het College van B&W gesteld. Uit de beantwoording zal blijken of het college  nog steeds onderdeel van het probleem vormt. We mogen blij zijn dat de verantwoordelijke wethouder voor dit dossier en de verantwoordelijke burgemeester inmiddels al zijn opgestapt. Op die manier wordt hopelijk een bestuurlijke crisis vermeden.

De kosten van het leanproject

Een globale calculatie m.b.t. de kosten van het project “Lean” binnen het gemeentelijk apparaat (420,4 Fte) leidt tot een jaarlijks bedrag van minimaal 3 miljoen euro. Aannamen in de berekening zijn dat er per Fte gedurende 40 weken per jaar 4 uur per week besteed wordt aan het project “Lean”. De berekende 3 miljoen euro per jaar staat gelijk aan een formatie van 44,8 tot 48,4 Fte die uitsluitend aan “Lean” wordt besteed. Grappig genoeg is dit precies de omvang van de 50 Fte bezuiniging die “Lean” zou moeten opleveren.

De bovenstaande berekening is nog conservatief ingeschat omdat niet het aantal Fte is meegenomen dat zich fulltime met ondersteuning van het project bezighoudt.  Ook is er geen rekening gehouden met deeltijdwerk en hebben we dus voor het aantal personen aangenomen dat iedereen fulltime werkt. Bovendien hebben we het hier uitsluitend over de kosten van uren van het eigen personeel. Er is dus alle reden om te veronderstellen dat de werkelijke kosten van “Lean” veel hoger zijn dan 3 miljoen euro per jaar.

En zoals René Slootweg van Gemeentebelangen, die een fervent verdediger van “Lean” is, me laatst nog uitlegde, dit zijn permanente kosten want “Lean” is a way of life en geen eenmalige operatie. Hij vond dat een prima idee, net als collega Dirk Remmelzwaal van de SGP trouwens. Die legde mij onlangs uit dat ik het hele leanconcept niet gesnapt had. Het mooie van Lean was namelijk dat dit wondermiddel voor een adequate cultuur zou gaan zorgen. Helaas moeten we nu constateren dat dit medicijn blijkbaar erger was dan de kwaal, of dat het misschien zelfs als een symptoom van de onderliggende kwaal moet worden gezien.


KiesKatwijk heeft de volgende vragen gesteld aan B&W

  1. Kunt u zich vinden in bovenstaande calculatie ?

  2. Zo nee, kunt u dan een alternatieve berekening maken en laten zien hoe u aan een ander bedrag komt ?

  3. Kunt u aannemelijk maken dat deze kosten worden terugverdiend ? Anders gezegd, levert het project voldoende rendement op ?

  4. Hoeveel jaren is het project “Lean” reeds operationeel ? Is er een datum voorzien wanneer het project afgerond is ?

  5. Hoeveel Fte wordt er door ondersteunende medewerkers (overhead) op “Lean” ingezet ?

  6. Is het u bekend dat in de vakliteratuur algemeen de directe koppeling van bezuinigingsdoelen met procesverbetering als een beginnersfout wordt gezien ?

  7. Is het u bekend dat “Lean” vooral toepassing kent bij organisaties met routinematige standaard processen en producten ? Hebt u zich gerealiseerd dat voor de onderdelen die gekenmerkt worden door kennisintensieve dienstverlening, met grotendeels unieke of maatwerk uitkomsten, de “Lean-benadering” minder geschikt is ?

  8. Hebt u zich gerealiseerd dat stopzetten van het project “Lean” per direct een bezuiniging van 45 tot 50 Fte zal opleveren ?

  9. Hoe schat u de kosten/baten verhouding van “Lean” in termen van motivatie en loyaliteit naar de organisatie toe in ?

  10. In uw brief spreekt u over het “elkaar onvoldoende aanspreken”. Is dat een eufemisme voor het in onvoldoende mate uitoefenen van leidinggevende taken in de organisatie ?

  11. In uw brief spreekt u over “behoefte aan duidelijkheid”. Bent u bereid te erkennen dat de doelstelling om de “beste dienstverlener van Nederland” te worden nauwelijks realistisch te noemen is gezien het beeld dat het cultuurrapport laat zien ?

  12.  U spreekt in uw brief over “fragmentatie op meerdere vlakken”. Alhoewel niet glashelder verwoord klinkt dit toch tamelijk ernstig en geeft het de indruk dat deze situatie al gedurende langere tijd moet hebben bestaan. Is deze indruk naar uw inschatting een juiste ?

  13. Vindt u het verstandig om een voorgenomen zeer complexe operatie, als het tegelijkertijd realiseren van een interne verbouwing, een interne verhuizing en het introduceren van een totaal andere werkwijze (het “nieuwe werken”), door te zetten zolang de oorzakelijke factoren van het disfunctioneren van de organisatie niet zijn weggenomen ?


Eerdere vragen van KiesKatwijk

In juni van dit jaar hebben we al vragen gesteld over het in onze ogen onzinnige “Lean project”. We werden toen nog met een kluitje in het riet gestuurd en men weigerde ons op dat moment inzicht te geven in de kosten van Lean. Onthouden van informatie is natuurlijk een doodzonde maar we hebben dat laten lopen. Je wilt de zaak niet steeds op de spits drijven en we wisten dat de wal het schip zou gaan keren. Dat is nu gebeurd. 

Brevet van onvermogen d.d. 26 mei 2016



Geen opmerkingen:

Een reactie plaatsen

Social Icons


Featured Posts